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企业费用报销的管理与控制

——以Y公司的费用报销制度为例

韦兆峰

企业费用报销工作如同一面镜子,可以反照出一个公司治理的方方面面:签字流程与权签额度,体现了公司的内控水平;发票审核与费用归属,可折射公司的税控风险意识;有无公款私用、贪污浪费,可甄别高管的廉洁程度;费用的动向则能透视公司的运作效能。Y公司是一家供应链服务商,有一整套完整的费用报销制度。本文以Y公司的费用报销制度为例,介绍企业费用报销制度的建立、流程管理和风险防控策略。

一、 企业费用报销的制度建设

(一)构建费用报销制度的原则

一是坚持必要、合理、合规、节约的原则。企业的每一分钱都要用在刀刃上,发挥最大价值,为此而建章立制,制定费用报销标准,建立一套费用报销制度。

二是坚持规范报销流程、严格管控的原则。按照先审批后支出、权限审批、前款不清后款不借、报销单据附件必须完整的要求,规范费用报销流程,严格管理与控制,防止和杜绝贪污、浪费现象。

三是实行分类管理的原则。将报销的费用按对象分为差旅费、和业务招待费,并分别制定管理办法进行管理。

四是严格责任追究的原则。对费用报销以及货币资金支付的审批,建立“谁批准,谁负责”的责任追究制度。审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责,防范货币资金风险,保证公司资金的安全。对违规批准支付的,相应审核人、审批人以失职论处,并对由此引起的不良后果负连带责任。

(二)费用报销管理制度的框架

1.制定报销标准。差旅费依据员工级别和出差地点制定交通费用、住宿费用及餐食费用标准,分别情况制定餐饮费招待标准。超出标准的,需经过接待人上一级领导的审批,否则超出部分不予报销。

2.规范报销流程。报销业务招待时,需要填写“业务招待申请单”,详细注明招待时间、地点、人员等信息,并由领导和相关责任人签字后再送财务人员审核。

3.建立集中管理的费用报销制度。如公司招待原则上由公司行政部门统一安排费用、统一结算,部门因公需要招待的,需要事先申请,经过公司负责人批准后方可招待。

4.建立事前审核制度。如员工报销差旅费之前须先提交出差申请单,报上级领导和人事审批,出差申请单上的出差日期应当和出差期间开具发票上的日期相吻合。

5.加强责任追究制度。对弄虚作假、违规违纪金额不予报销,对已经报销的,除责令报销人员退回违规报销金额,还要对报销人予以违规报销金额510倍的罚款,情节严重者一律开除并做进一步处理。审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的,对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

6.建立备用金管理制度。对员工因公出差或者其他原因借款,应据实认真填写借款单,并经部门负责人及财务相关人员审批,借款人需在公务完毕后7个工作日内到财务部结清借款,前款不清后款不予办理借款手续。每年1231日前,除12月下旬借出的款项外其余所有个人的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从其个人工资中扣除。员工因公务需要借款,借款一般不超过其半个月工资,超过的需要有公司其他职工担保,未特别指明担保人的,现金借款单上的部门负责人为其担保人,借款人未归还借款的,由担保人承担连带还款责任。原则上试用期员工不能借款,确需借款的由主管领导做担保。因大型采购需要借款支付预付款的,需要提供相关合同附件,且不能借入个人账户,一般需要对公支付。

二、费用报销的流程管理

完善的费用报销流程,对有效管理和控制费用开支至关重要。那么,员工在报销费用时,到底都需要哪些人签字呢?一般来说,部门经理签字作用是证明业务属实,财务部签字目的是审核发票与金额、核定预算,财务总监签字是为了知晓资金流向,副总或总经理签字是审批同意资金支出。按此思路,Y公司规定一般中等规模的费用开支需要部门经理、财务部、财务总监、主管副总签字,如果公司没有下发费用预算,需总经理签字。其具体做法如下。

(一)明确审批授权与管控职责。具体来说,一是制定并完善审批流程,明确各个岗位办理业务的范围和权限以及相应的职责;二是编制常规授权的权限指引,规定特别授权的范围和权限,严格控制和监督特别授权;三是规范企业各层管理人员在授权范围内的行使职权和职责;四是对重大事项进行集体决策审批或者实行联签制度。例如,在Y公司规定,对费用开支超预算的,公司增加了预算管理员及财务总监的审批,金额较大的还需要总经理和财务总监书面签字确认。

(二)建立职责分离、相互监督的报销管理制度。公司规定对报销经办人员、审核人员、付款执行、审计检查等职责进行分离,而且报领导审批、审核、付款以及事后审计等各个环节均不得由同一个人来执行,任何级别业务人员都无权审签自己的费用,包括公司高层领导在内,以此防止内部舞弊。

(三)优化流程,开发软件,提高费用报销工作效率。过去,由于报销系统操作繁杂,员工在报销的过程中经常容易出错,导致后期的审批效率低下。为解决这一问题,Y公司成立了研发小组,充分利用IT技术,建立了一套人性化的费用报销系统,实现了报销费用的自动处理,从而降低了报销的犯错率,提高了工作效率。

三、费用报销的管理与风险防控

Y公司在工作中,加强对费用报销的管理与风险防控,具体采取以下管理和防控措施。

(一)加强预算管理。对于偶尔发生的费用,按照使用量和用途进行级别分类,根据等级制定标准;对职工的长期使用的各项费用,在制定预算的同时还要制定详细的使用计划。计划和预算要尽可能的细化、全面,财务人员要对计划和预算类项的合理性和可靠性进行审核。制定计划和预算时,要充分发挥民主,适时公开和讨论,以充分接纳员工的建议。将计划精确到周、日,更便于计划的执行。在计划执行中,有关部门要根据实际情况进行合理调整。要根据计划,按月对相应部门的主管进行考核,并与其绩效挂钩。在费用报销审批环节,对属于预算管理范围内开支,将予以优先审批报销,对超过预算部分费用,必须进行更严格地审批。

(二)将费用管理纳入成本考核体系。要对企业的费用报销有总体的掌控,根据实际情况,把总费用指标分解到各职能部门,再由各部门分解到各职能小组、各职能人员身上,形成“下层保上层、一层保一层、层层包保”的指标分解体系,积极挖掘内部潜力,做到费用考核与成本考核同步,达到有效控制费用和成本的目的。

(三)严肃纪律,防范虚报冒领。首先,是管好高管的职务消费,重点防范高管在招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等项目上利用职务消费进行虚报假报,严格监管滥用职权的情况,通过公示高管费用,实行全员监督。其次,是加强对虚报谎报、越级超标情况的审核,比如员工在报销中将私人的加油费、餐费等费用假借为公司办理业务名义中饱私囊,将不允许报销的项目以其他合理票据顶替报销,超过预算或超过规定的标准,甚至虚拟未发生的业务, 购买虚假发票虚报冒领等。

为了防止虚报冒领,财务人员要加强对原始凭证的审核。如在报销住宿费时,财务人员要检查酒店住宿费是否和出差申请单上的时间相匹配, 是否提供了酒店出具的水单;机票费用是否有行程单和出差申请单作依据;报销加班的出租车费时,要检查票面时间应该与提供的加班表中的时间一致;报销餐费时,要检查银行刷卡单和发票上的时间是否一致等;报销办公用品时,需要检查有无商品明细及入库单据等。通过对原始凭证的细节的审核核实业务的真伪, 可以杜绝不实报销的存在。

(四)严格付款环节管控。严格付款环节的检查和管控,既可以保证核算质量,避免因马虎大意而犯错,又可以防范出纳人员职务犯罪事件的发生。

(五)加强事后控制和分析。建立对费用的监控和分析制度,每月及时清理其他应收款,对报销费用汇总进行分析,将月度费用完成情况和考核结果报告公司领导,以及时发现问题,堵塞漏洞。

(六)加强风险防控。费用报销中存在诸多潜在的涉税风险,例如:发票审核不严,导致假票、废票入账;将薪酬类支出当作差旅费处理,造成少交个人所得税;将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目,如将旅游费计入差旅费,造成少交企业所得税;将赠送行为当做费用报销,如购礼品用于客户维护等。为了降低涉税风险,费用报销需做到四统一,即会计分录、凭证摘要、审批单据、发票应保持一致。财务人员在审核费用时要严格控制和审核,避免将员工薪酬支出及员工福利计入费用。

总之,企业费用报销管理与控制是否有效,完善的报销制度是根本,有效的流程管理是保障,合理的控制方法是途径。在费用报销的过程中,还存在诸多不确定的风险因素,要求财务人员加强学习,提高风险防范意识,同时,也要求企业每一位员工都树立风险防范意识。鉴于每个企业的业务类型不同,企业内部组织结构的差异,企业应当从本身实际情况出发,建立并完善适合本企业的费用报销制度和管控方法,这样才能确保费用报销得到合理的管控。

(作者单位:深圳市怡亚通供应链股份有限公司)

【  发布时间:2018-09-29  】  【打印