当前位置:首页 > 实务探讨

基于财务管理视角下的高校固定资产管理探析

---以某高校为例

杜晓亮

高校固定资产实物管理管理包括主要贯穿于固定资产购置、固定资产入库、固定资产使用、固定资产报废等环节,每个环节既影响下一个环节,也影响了整个固定资产管理的全过程,固定资产财务核算伴随着实物管理的各个环节,对于反应和监督固定资产的实物管理起着重要作用,加强实物管理和财务核算的衔接,一定程度上能够提高固定资产管理水平。本文通过分析高校固定资产管理现状,尝试分析高校资产管理中存在的问题及原因,提出在高校固定资产管中的若干建议。

一、加强高校固定资产财务管理的意义

高校固定资产根据现财务制度要求,固定资产分为土地房屋及构筑物、专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书档案、家具、用具、装具及动植物等六大类。如在某高校,截止20181231日,固定资产价值(未提折旧)13.65亿,土地房屋及构筑物占比41.93%,专用设备占比18.86%,通用设备31.21%,文物陈列品0.84%,图书、档案占比3.2%,家具、用具、装具及动植物等占比3.96%。依据关于高等学校执行《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的补充规定相关要求,设定了高校固定资产年折旧率,按照该折旧率及某高校资产实际情况,预计2018年计提折旧如下:

支出类别

支出金额

分摊比例

预计分摊金额

折旧预计占支出比

教育事业支出

73,326.13

50.00%

6,316.44

8.61%

科研事业支出

14,394.32

30.00%

3,789.86

26.33%

行政管理支出

6,890.48

15.00%

1,894.93

27.50%

后勤保障支出

1,748.48

5.00%

631.64

36.13%

合计

96,359.41

 

 

13.11%

通过以上数据显示,由于高校的固定资产存量大、数量多、价值高,随着政府会计制度改革及行政事业单位成本核算的推进,折旧金额将直接影响到高校运行成本的计算,对反映高校的办学规模及科研服务能力都有着极为重要的意义。因此,如何提高对高校教学运行成本的控制,进一步加强高校各项固定资产管理的地位变得日益紧迫。做好固定资产管理工作,一方面,能够通过良好的数据服务保障高校发展投入,维持教育事业正常发展,更好的促进高校以教学为中心,提高科研服务能力,另一方面,可以防止国有资产浪费、资产流失,对于固定资产的合理购置,高效使用,促进国有资产良性循环。

二、高校固定资产财务管理现状及原因分析

高校固定资产一般涉及到三个部门,财务部门、国有资产管理部门及资产使用部门,有些基建工程较多的高校,还会涉及到基建部门。在资产管理过程中,国有资产管理部门主要负责资产的过程管理,财务部门负责资产的核算管理,基建部门负责工程管理。在管理过程中,因职能衔接、核算方法等问题,会导致固定资产财务管理中出现一系列问题。

1、不少项目未按照正常的竣工决算转入固定资产。究其原因,除客观上因基建工程项目周期过长尚未结束外,主要原因为未及时按照要求做财务竣工决算,对于基建部门职责来说,具体工程事项的立项、实施、竣工验收由基建部门负责,但是对于工程项目的财务竣工决算是由财务部门牵头负责还是由基建部门牵头负责,划分不清,造成基建工程在竣工验收后,没有部门牵头要求做财务竣工决算手续,在财务账面上反映出来的就是在建工程一直挂账。即使在投入使用后,因没有国有资产管理部门开具的固定资产验收单,仍无法按照暂估价值入账,无法反应资产的实际状态,较长一段时间内未纳入固定资产管理,也无法对资产计提折旧。

2、从201911日起,高校执行新的政府会计制度,按照权责发生制的要求,对固定资产计提折旧并计入业务活动费用或者单位管理费用,且规定,当月增加的固定资产,当月计提折旧,当月减少的固定资产,当月不提折旧。在一般情况下,购置固定资产时,发票开具日期、设备入库日期(或投入使用)与验收日期虽然存在差异,但设备入库或投入使用与验收日期不会存在太长差异,有时因为资产使用部门与管理部门交接或传递中存在问题,才会出现验收与使用日期存在过长时间的差异,以至于财务部门在接收国有资产管理部门开具的入库单,确认固定资产入账时,在原始单据中,存在入账日期、验收日期、发票开具日期等不一致的情况,进而造成在资产计提折旧时出现时点差异,形成财务核算不能按照会计制度的要求时点入账。

3、对于固定资产资产使用过程中,依据年度维修计划,是在资产达到无法使用状态时,特别是需大修的不动产,在资产使用部门提出大型修缮申请后,基建部门具体负责资产的维修维护,列入改良性维修项目进行维修,基建部门主要负责项目的实施,未考虑拆除资产的价值,但按照财务核算的要求,首先报废无法使用部分价值,然后转入在建工程,按照完工后的大型修缮成本,替代资产价值。因在不动产维修维护过程或者处置过程中,职能划分中存在不明确的情况,拆除的部分资产是由基建部门牵头负责还是国有资产管理部门牵头负责,划分不清,这就容易产生维修项目结束后,列入固定资产,造成资产价值重复,存在虚增的问题。另外,对于改良性固定资产,因未重新预计资产使用寿命等情况,对后续固定资产的计提折旧同样会产生较大影响。

4、在高校的固定资产财务管理中,受原事业单位会计制度及财务管理的影响,主要关注预决算的要求,对权责发生制下固定资产费用化与资本化的划分没有标准,在固定资产入账时,应计入资产价值还是直接计入当期支出没有严格的规定,如房屋建筑物的附属设施及与房屋建筑物不可分割装修费,应根据装修费占固定资产价值的比例确认计入固定资产价值,但在某高校,对于装修费费用化,直接计入当期支出。这一方面,造成资产价值失真,也不利于高校勤俭办学方针的落实,另一方面,在执行新的政府会计制度后,对固定资产计提折旧也会产生较大影响。

5、分期付款购入固定资产未办理入库手续。受收付实现制的影响,高校在购入固定资产时,根据发票金额或付款金额,确认了资本性支出,经办部门未到资产管理部门办理相关入库手续,而是在分期付款的最后一个时期,到国有资产管理部门办理相关手续,造成固定资产入账时间推后,直接影响了固定资产核算。

6、高校固定资产种类多、分布较为分散,对固定资产的盘点造成较大影响,因此,建立的定期固定资产盘点制度未得到很好地执行。对于部门实物资产,特别是一些通用设备,如办公电脑、打印机等未实行标签化管理,资产随意调换等情况较为普遍。另外,图书类资产入账标准未确定。在购置的图书资源中,有部分图书价值过低,如10元、15元等,但也作为固定资产核算,通过对图书馆图书资源的查阅,有一部分参考价值低,如故事会、历年考试真题等也作为固定资产管理,且时间过长,已无价值也未做报废处理。 

三、加强高校固定资产财务管理的建议

高校固定资产的管理是一个庞大的工程,加强高校资产管理,对与提升高校综合实力,体现高校办学规模将有较大的帮助。高校管理层应充分重视固定资产管理的重要作用,提高对固定资产管理的认识,才能够管好、用好高校的各项资产。现对加强固定资产财务管理提出如下具体建议:

1、部门联动,加强财务部门、国资中心及实物资产使用部门的沟通协调,进一步强化权责发生制在高校会计核算中的基础地位。资产的管理是一个寿命周期的过程管理,任何一个环节的联系不畅,都会造成资产管理的滞后,因此,特别要注重对于分工较细的各高校,应加强有关资产的内部控制建设,既要加强制度管理,也要注重流程细化,强化精细管理在固定资产管理中的突出地位,做到制定严明,流程全覆盖。

2、加强在建工程管理,纳入固定资产管理。基建部门是在建工程管理的首要部门,应强化部门职责,对于验收投入使用的固定资产,应及时办理在建工程的竣工决算手续。财务部门应加大对在建工程的跟踪管理,通过工程款支付进度,把握在建工程建设进度;及时督促基建部门办理相关财务竣工决算;严格按照会计制度,对达到预定可使用状态的固定资产做暂估入账;对于竣工决算手续后,发生的各项支出,应按照区分费用性支出及资本性支出,确保资产入账价值完整、准确。

3、严格落实固定资产的定期盘点制度。定期盘点是保障资产账实相符的必要手段,受高校固定资产种类繁多等因素,可通过任务分解逐步下达等手段,根据谁使用、谁管理谁负责的原则,定期由各资产使用部门的资产管理员上报资产盘点情况,落实到各个资产使用人,然后由国资中心进行审核,高质量完成固定资产盘点工作。

4、加大固定资产目录建设,明确固定资产管理范围。固定资产目录是指导固定资产采购、使用、报废的政策依据,通过建立固定资产目录,明确固定资产的入账范围,能够提高学校教师、行政管理人员对固定资产的认识,凡事有章可循。加强对科研活动购置固定资产的管理,对于办公设备、仪器设备等,既要明确资产使用人,也要明确资产管理部门,杜绝科研资产无部门管理的现象。加强对图书的管理,图书的管理从一定程度上体现了对教学的支持力度。对于图书,应做好图书资产的购置及更新报废工作,可以引入高校各院系专家对本专业图书资产的定期评估机制,对于某些陈旧,无使用价值的书籍及时进行报废。

5、加强人员培训。高校财务人员及固定资产管理人员是固定资产管理的直接参与者,其素质高低将直接应到资产的管理效果,应加强对财务人员及固定资产管理人员的素质培养,通过高门槛、定期培训等手段,使其掌握固定资产管理的相关理论,通过宣讲带动高校资产使用者、管理者对固定资产管理的认识和理解,以提高固定资产管理水平。

6、加强跟踪审计。对于高校固定资产的专项审计还较少,只是在年度审计中,会参与固定资产的盘点。随着201911日新的政府会计制度的实施,对于加强固定资产的管理提供了良好的契机。对于高校,既要从内部审计角度出发,提高固定资产的全过程管理,也要适当的引入固定资产的外部审计力度,通过外部力量,督促对固定资产的管理工作。

7、加强信息化建设。信息化的管理,不仅仅关注信息独立模块的建设,更多的是把业务和财务通过信息化建设紧密衔接起来。通过信息化建设,明确业务流程和部门职责,弥补职能衔接不善所引起的一系列问题。

(作者单位:青海大学财务处,本文刊登于《管理会计师&会计职业生涯》2019年第6期,有删节

【作者:  发布时间:2019-11-27  】  【打印